|
Эволюция пространства
Изменения в компании нередко заставляют руководство тратить деньги на перестройку офиса и закупку новой мебели. Однако, есть способы, как свести эти траты к минимуму.
Любая компания иногда сталкивается с тем, что нужно переделывать офис. Это может быть вызвано разными причинами: сокращением или увеличением отделов, появлением новых служб, новых бизнес задач и процессов. Даже замена компьютеров на ноутбуки или необходимость создания в помещении бумажных архивов может привести к тому, что в офис придется покупать новую мебель.
Когда изменения назрели, у любой компании есть альтернатива: смириться с тем, что в офисе будет некомфортно и неудобно работать, или выкинуть старую мебель и купить новую, отвечающую новым требованиям. Однако еще при проектировании офиса можно позаботиться о том, чтобы он легко видоизменялся. «Лучше всего, когда собственник задумывается об этом еще на стадии планировки помещений, –- говорит Павел Поликарпов, заместитель генерального директора «Архитектурной мастерской Павла Поликарпова». – Идеально, когда внутренние перегородки в офисе мобильны, то есть они могут легко демонтироваться и передвигаться. Во всех помещениях имеет смысл сделать одинаковое ковровое покрытие и навесные потолки. Это позволит без особых усилий формировать новые кабинеты». Но даже если переносить стены в офисе нельзя, то всегда можно изменить функции помещений с помощью мебели.
Даже малозначительные на первый взгляд мелочи способны существенно упростить переезд сотрудников и целых отделов в пределах офиса. Например, в тумбах и шкафах можно использовать замки не обычные, а со сменными личинками. В этом случае в офисе будет храниться так называемый «мастер-ключ», с помощью которого начальник хозяйственной части при необходимости сможет вынуть из замка личинку и перенести ее на новое место. Тогда не нужно будет менять ключи переезжающим сотрудникам или переносить вслед за ними их шкафы и тумбы. При желании в офисе можно создать систему, при которой у руководителя будет ключ, открывающий все офисные замки, у начальников групп - ключи для определенной группы замков, а у сотрудников -- индивидуальные ключи, открывающие один конкретный замок.
Стоит обратить внимание и на возможность видоизменения офисной мебели. Если, например, возникает необходимость увеличить объём хранения документов, то можно, конечно, купить новые шкафы. Но под них придётся выделять дефицитную офисную площадь. Намного эффективнее установить антресоли на существующие шкафы. Естественно, конструкция шкафов должна предусматривать возможность такого наращивания функционала.
Точно так же специалисты советуют использовать в офисе тумбы, в которые можно, не меняя сам корпус, вставлять сменные ящики разного объема - в зависимости от требований сотрудников.
Даже такие мелочи способны такие мелочи способны сэкономить офисную площадь и бюджет, повысив при этом эффективность работы сотрудников.
Изменения в офисе должны быть простой процедурой, которая не отвлекает сотрудников от работы. Добиться этого можно. Правда, готовиться к изменениям лучше не тогда, когда они назрели, а еще при проектировании офиса.
БОРИС ШАХТ
Генеральный директор компании «Orgspace Consulting»
Существует такое понятие, как «стоимость изменений». В случае с организацией офиса это то количество денег, которое необходимо вложить для изменения помещения. Конечно, этот фактор любой компании стоит учитывать еще при проектировании. Но на практике, к сожалению, о нем забывают. Обычно все происходит следующим образом: архитектор по заказу компании делает красивую картинку будущего офиса, заказчик ее одобряет, исходя из эстетических соображений. При этом часто забывается, что для офис важна не только красота – в нем нужно будет работать. Работа же всегда подразумевает некие изменения, часто непрогнозируемые, причём, не только в штате, но и в характере работы сотрудников. Если после этих изменений денег на адаптацию офиса потребуется много, компания встанет перед выбором: делать или не делать. Идти на затраты или мириться с неудобным офисным пространством, снижающим эффективность работы сотрудников. А ведь есть множество решений, позволяющих свести стоимость изменений к минимуму. Например, экраны, которые разделяют рабочие места сотрудников. В большинстве случаев применяются такие конструкции, которые нельзя ни модернизировать, ни адаптировать. Хотя это – очень распространенная потребность. Именно с помощью экранов регулируется приватность рабочего места, защита сотрудника от помех и доступность общения с коллегами, расположенными по соседству. Возможность увеличить или уменьшить высоту экрана, повесить на него дополнительные лотки и полки уже позволяет существенно изменить параметры рабочего места, приспособив его под требования нового процесса работы или нового сотрудника.
Конечно, офисная мебель, которую можно трансформировать, стоит несколько дороже, чем та, которая не способна к адаптации. Понятно, что у руководства компании всегда появляется соблазн купить более дешевые варианты. Но здесь стоит задуматься: если офис создается надолго, что выгоднее? Сэкономить сегодня, но потом сталкиваться с необходимостью закупать мебель при каждом изменении, или сделать разовые вложения в возможность легкой и быстрой адаптации рабочей среды под все новые нужды компании?..
|
публикации
