Органичный офис

Органичный офис

Сколько фирм, столько и разнообразных офисов. Но одна фирма работает более эффективно, другая – менее. Насколько зависит эффективность от организации офиса?
— Если под эффективностью понимать количество и качество результата в соотношении с теми издержками, которые компания несет при его получении, то, безусловно, устройство офиса сильно влияет на эффективность бизнеса. Есть компании, у которых весь бизнес сконцентрирован в офисе. Это фирмы, которые оказывают услуги: аудиторы, программисты, консультанты. Для них офис – это «производство», которое самым кардинальным образом влияет на эффективность их бизнеса. А для других компаний офис – это место, где лишь принимаются ключевые решения по управлению бизнесом, а сам он может быть где¬то распределен. От того, как устроен офис, часто зависит качество тех решений, которые принимаются.

Какие типичные ошибки допускаются в проектировании офиса?
— Наиболее частые связаны с зонированием. Представим большой, многоэтажный офис, в котором расположение отделов и зон организовано неоптимальным образом. Сотрудникам приходится тратить много времени и сил только на то, чтобы добраться из одной точки офиса в другую. Например, вы часто пользуетесь определенными документами, которые хранятся в архивных шкафах на другом этаже. Очевидно, что вам не пришлось бы большую часть рабочего времени тратить на ненужные путешествия по офису, если бы документы хранились рядом с вашим рабочим местом.

Второй пример касается эргономики. Если рабочее место и кресло не эргономично, то человек принимает в процессе работы неправильную позу: мышцы напряжены, позвоночник искривлен, сосуды пережаты. Это приводит к тому, что он быстро устает. А что такое уставший работник? Вы можете работать, когда вы устали? Вы встаете, ищете способ отдохнуть, пойти с кем-¬то пообщаться, то есть отвлечь кого¬-то, кто занят важной работой. Таким образом, чем хуже эргономика рабочего места, тем больше объем времени, который сотрудник тратит на отдых в процессе рабочего дня. Как только появляется усталость, резко возрастает вероятность появления ошибок. Представьте компанию, которая занимается перевозками. Машину вместо Новокузнецка отправляют в Новопетровск. Какова стоимость такой ошибки?А чем грозит преждевременное утомление руководителя, первого лица компании? Это раздражительность, это не вовремя принятые или неправильные решения. Не всегда люди осознают причины и источники этих проявлений.

Каждый сотрудник должен иметь возможность настроить под себя рабочее пространство на столе и над ним. Одно из решений - навесные аксессуары.

	Третий типичный пример: отсутствие на рабочих местах перегородок. Скажем, вам нужно решить срочную и важную задачу, а вокруг вас еще 10 человек. И у них другая работа, например, общение с посетителями. Если рабочее место не защищено перегородками, то шум и визуальные помехи не дадут вам сконцентрироваться, зато вызовут утомление и спровоцируют появление ошибок.
Перегородки защищают сотрудников от визуальных помех, создавая условия для сконцентрированной работы

Δ Наверх

Насколько распространены подобные ошибки?
— Подобные ошибки есть практически во всех тех офисах, которые были созданы без учета эргономики. Кто обычно проектирует офисы? Если заказчик считает, что это должны делать профессионалы, то есть готов заплатить за это деньги, он обращается к архитекторам и дизайнерам. Но архитектор специализируется на строительстве зданий, а для дизайнера важнее всего эстетика интерьеров, эргономикой они не занимаются.

Многие владельцы офисов не готовы платить за проектирование. В этом случае обращаются в мебельные компании и поручают им сделать планировочное решение или расстановку мебели. В чем интерес мебельной компании? Архитектор и дизайнер хотят сделать красивый офис, красивый, но не обязательно эффективный и удобный. А мебельная компания хочет продать как можно больше мебели, и желательно подороже. И только эргономисты при проектировании офисов в первую очередь решают задачи эффективности, производительности и комфорта, внимательно отбирая для этого подходящие мебельные продукты, а уже потом при необходимости занимаются вопросами дизайна. Но пока еще в России эргономистов мало – несколько западных компаний.

Гостевая столешница на перегородке - яркий пример того, как можно сэкономить площадь и при этом улучшить комфорт рабочего процесса, в данном случае - общения

То есть изначальная ошибка в том, что компании доверяют проектирование офиса не тем людям?
— Я бы не называл это ошибкой. Это стереотипный подход, следствие того, как устроен рынок. Откуда появится спрос, если нет предложений? А услуги «проектирование эргономики офиса» на рынке практически нет.

Δ Наверх

Что нужно учитывать при проектировании офиса?
— Надо изучить процессы работы офиса. При эргономическом подходе, в первую очередь, проектируется не то, как, что и где будет стоять, а то, как люди будут работать, т. е. проектируется процесс работы. Это особая технология.

Важно понимать, что офис – сложная система. И чем больше компания, чем разнообразнее ее деятельность, тем сложнее устройство офиса. В нем соседствуют разные специалисты, разные категории сотрудников. Если два человека решают разные задачи, у них разный процесс работы, они должны и работать по¬разному, им нужны разные рабочие места. А очень часто проект офиса выглядит как некое клонирование одинаковых рабочих мест.

Некоторые офисы перегружены сотрудниками, офис слишком загроможден. Как добиться того, чтобы этой перегрузки не было?
— С моей точки зрения, загроможденный офис характеризует бессмысленно и бестолково расставленная мебель. Причем помещение может быть достаточно свободным, в нем может быть много пространства. Но без предметов, которых много и которыми не пользуются, могло бы быть еще свободнее.

Но если теснота возникает из-за экономии площади, то это совсем другая проблема. Компании платят бизнес-центрам миллионы долларов, евро за аренду офиса. Естественно, они хотят экономить – разместить тех же сотрудников на меньшей площади и платить меньше. Однако более плотное размещение мебели без учета эргономики и без использования специальных решений приводит к тому, что экономия площади становится альтернативой эффективной работы. Добиваться экономии площади без ущерба в эффективности работы персонала можно, во-первых, с помощью эргономического проектирования, а во-вторых, выбирая специальные мебельные решения.  Простой пример проектного решения проблемы – создание open-space вместо кабинетной системы. Экономия площади возникает уже благодаря отсутствию стен и дверей.

Рабочее место прямо в архивной зоне: выдвижная полка позволяет работать с документами, не отходя от шкафа и не тратя время на путешествия по офису

Использование мебели с широкими функциональными возможностями также позволяет сэкономить площадь и при этом еще повысить эффективность работы. Например, сотрудникам в течение рабочего дня надо общаться с коллегами один¬ - два часа. Два часа в день пообщались, а все остальное время стул пустует и занимает площадь. За эту площадь платит компания. Решение: вместо стула использовать мобильную тумбу, на которой можно сидеть. Надо общаться – выкатили, не надо – задвинули под стол. Или хранение: есть шкаф для 5 сотрудников, каждому – отдельная полка. Шкаф стоит у стены, к нему надо регулярно подходить. А можно просто поместить полку внутрь каждого рабочего места – и шкаф покупать не надо, и время на хождение у сотрудников сокращается.

Δ Наверх

Каким должно быть эргономичное рабочее место?
— Представим, в компании работают правши и левши. Правше дают левостороннее рабочее место, где мышкой надо управлять левой рукой, а левше - наоборот. Или есть высокие люди и не очень. Сможет ли человек ростом два метра нормально работать и нормально себя чувствовать, если он будет сидеть за таким же стандартным столом, что и человек с ростом метр шестьдесят?

Рабочее место должно учитывать физические параметры сотрудника, должна быть возможность настроить его для правши, левши, сотрудника с длинными руками или с короткими, настроить под полного человека и т.д. Именно в этом залог эффективной работы. «Эргономичное рабочее место» означает настроенное на человека. По 6-7 часов каждый день вы сидите в кресле. Что будет с вашей спиной? Через некоторое время она станет похожей на спинку вашего кресла. Кресло неудобное, спинка неправильная, форма настроена не идеально - страдает позвоночник. А с позвоночником связаны все органы в нашем теле. Из-за этого человек идет к врачу. И никто не связывает это с тем, что причина, источник – это просто неправильное кресло, на котором он каждый день сидит на работе. Известен случай в Америке, когда сотрудники потребовали от руководства компании прописать в трудовом договоре обязательство предоставить для работы эргономичные кресла определенной марки.

Мобильная тумба Lollipop®, на которой можно сидеть, хранится под столом и выдвигается только тогда, когда у сотрудника есть время и желание пообщаться

От комфорта рабочего места зависит то, сколько сотрудник тратит непосредственно на создание результата работы, а сколько на ерунду и отдых. От эргономики всего офиса зависит его эффективность и результативность. Изменение устройства офиса зачастую может повысить производительность работы персонала на десятки процентов. Иногда даже в разы.

Как избежать слишком удобного рабочего места? Чтобы работник не расслаблялся…
— Когда я произношу слово «удобное», я имею в виду, удобное для работы. От функции отдыха тоже никуда не деться, рано или поздно каждый сотрудник устанет, и ему будет нужен перерыв. Но в случае, когда все эргономично, все удобно с точки зрения работы, перерыв может происходить два раза в день на 5-10 минут. А когда место неудобно и не эргономично, отдыхать можно и по 10 раз в день. Кроме этого, эргономика влияет на здоровье людей, особенно, если мы говорим о кресле. Офисная культура в России пока сильно отстает от американской и европейской. Например, в больших офисах немецких компаний есть штатная должность эргономиста. Этот человек следит за тем, чтобы эргономика рабочего места была настроена под каждого сотрудника.

Δ Наверх

Как понять, что офис устроен неэффективно?
— Часто компания решается на какие-то изменения в офисе, когда меняется численность персонала: стало слишком тесно или слишком свободно. Еще распространенный случай – компания хочет сэкономить на той же аренде и ищет решения подешевле. Реже - когда меняется структура компании, появились новые бизнес-процессы. 

Идеальных офисов не существует. Эффективность организации пространства может оценить  только специалист, оценить в цифрах, насколько изменения оправданы. Но если неудобства чувствует не специалист, а работники офиса, но это уже признак серьезных проблем.

Можно ли с помощью офиса влиять на лояльность сотрудников?
— Безусловно. И сам офис, и любые изменения в его устройстве можно использовать в целях повышения лояльности персонала.

Допустим, компания создала эргономичные рабочие места, вложила деньги, но сотрудники этого не знают. Это влияет на их лояльность? Нет. Но если эти вложения довести до сотрудника, если дать ему понять, что кресло, на котором он работает, стоит дорого, что компания пошла на эти затраты, потому что это сохраняет здоровье, позволяет ему лучше делать свою работу и больше зарабатывать, то, условно, эта эргономика попадает в систему ценностей сотрудников. И это начинает влиять на лояльность сотрудников. Простой пример: компания создала для сотрудника персонифицированное, удобное рабочее место, но он решает искать работу в другой компании, где ему предлагают большую зарплату. Но если он увидит, что в другом месте все простенько, стандартно, а для него рабочее место и окружающая среда важны, он еще подумает, стоит ли переходить на новую работу. Просто в силу того, что сотрудник уже научился ценить эргономику пространства.

Если человек любит свое рабочее место, ценит его комфорт и считает его частью своего личного пространства - все это благотворно отражается на его лояльности к компании

Δ Наверх

Должен ли меняться офис со временем и как?
— Это важная тема. Среда вокруг нас все время меняется, особенно, последние 2-3 года. И меняются компании – их численность, внутренняя структура, соотношение между разными категориями сотрудников, появляются новые бизнес-процессы, исчезают старые, а устройство офисов, чаще всего, остается неизменным. Даже если изначально офис был спроектирован оптимально, то после всех этих изменений его устройство перестает отвечать требованиям компании.  Можно все сломать и построить заново, но это слишком дорого, поэтому люди просто приспосабливаются к тому, что есть.

Но совсем другая ситуация, когда еще на этапе проектирования в офисе прорабатываются возможности быстрой и недорогой адаптации, перестройки рабочих мест и всего рабочего пространства в случае любых изменений в жизни компании.

Когда новая фирма планирует свой офис, у нее два варианта – снять офис на перспективу, чтобы он был чуть больше, или, воздержавшись от преждевременных трат, взять сначала меньший офис. Что вы считаете более верным решением?
— Когда обустраивается новый офис, это всегда серьезные инвестиции. Офисные площади обычно снимают на 5-10 лет. В этом случае нужно как можно тщательнее продумывать, какие изменения могут произойти. Если предполагается, что численность в компании увеличится, то в проект сразу нужно закладывать рост численности. И делать 2 проекта офиса: на стартовое количество сотрудников и на на итоговое, чтобы понимать, какая площадь офиса нужна. Обычно снять еще один офис поблизости или просто расширить старый не получается. Вот здесь и возникает дилемма – либо чуть переплатить на старте, но иметь всегда возможность расширяться, будучи уверенным, что все подразделения взаимодействуют оптимально, все рядом, все в одном месте. Либо взять минимальный офис на старте, а когда компания из него вырастет, работать с двумя офисами или переехать. Все зависит от ресурсов компании, ее приоритетов. Но любую ситуацию надо проектировать заранее. Функция проектировщика – сделать все правильно и эффективно, задача компании – оценить перспективы заранее, на стадии технического задания.

Как выглядит Ваше рабочее место?
— С точки зрения эргономики оно очень удобно и полностью настроено под меня. Поскольку я часто пользуюсь мобильной техникой, мой рабочий стол оснащен выдвижным интерфейсом с информационными и силовыми розетками. Общение тоже организовано оптимально, особенно мне помогает в работе держатель для монитора: редко какие совещания с моими сотрудниками проходят без использования компьютера. У меня нет таких ярких пожеланий по дизайну, с которыми мы часто сталкиваемся при работе с клиентами. Мой кабинет не для того, чтобы производить впечатление, а для того, чтобы работать.

Беседовала Наталья Пичугина

Δ Наверх